A dokumentumforgalom automatizálása a vállalaton belül. Dokumentumkezelő és dokumentumkezelő program

A munkafolyamat automatizálása aegy intézkedés, amelyre szinte minden modern vállalkozás indul. Még a kis cégek különböző dokumentumok tömegével dolgoznak, beleértve a leveleket, a költségvetéseket, a számlákat, a szerződéseket és mindenféle követelményt. Éppen ezért gyakorlatilag minden modern szervezet megpróbál olyan mértéket használni, mint a dokumentumforgalom automatizálása, amely biztosítja az adatok teljességét és biztonságát, a különböző információk keresésének és tárolásának kényelmét, valamint a harmonizációhoz szükséges idő optimális optimalizálását.

Miért szükséges ez?

Gyakorlatilag minden vállalatnál a munkavállalók költenekSok időt próbálják megtalálni a megfelelő információkat, és a statisztikák ékesszólóan mondja, hogy körülbelül a fele a munkaidő. Az is előfordul, hogy újra kell újból létrehoznia ahelyett, hogy újból alkalmazná a "valahol" létező dokumentumokat. Ez a szabvány egy olyan helyzet, amelyben az eredeti szövegét a szerződést ügyvéd a számítógép és naplóbejegyzéseket az értékpapír kísérő szerződések teljesítését végre a számviteli rendszerben, számlák és cselekmények szerepelnek a pénzügyi részleg nyomtatott formában, és a leveleket lefolytatására vonatkozó szerződés a munkák az alkalmazottak elektronikus postafiókjaiban vannak. Ez a „szórás” az információ rendkívül káros a biztonság, az integritás és a következetesség, hogy az ilyen helyzetekben mutatkozik tényleges munkafolyamat automatizálása.

Speciális szakemberek bevezetésévelinformációs rendszerek a problémák többségét megoldják. Például egyes költségvetési rendszerek lehetőséget nyújtanak arra, hogy egymással összefüggő költségvetések rendszert hozzanak létre, az ilyen dokumentumok különböző változatainak későbbi megalkotásával és tárolásával, valamint a státuszuk feltüntetésével. Így a költségvetési dokumentum forgalmának problémája részben megoldható ilyen rendszerek használatával.

Ne felejtsük el azonban, hogy moderna költségvetési alapok, valamint a számviteli és ERP-rendszerek az esetek többségében strukturált információval, azaz táblázatos formában létrehozható és tárolt adatokkal dolgoznak. A legtöbb szakértő szerint a strukturált információk bármely modern üzleti tevékenységének összes adatának csupán 20% -át adják meg, a többiek pedig elektronikus levelezést, dokumentumokat, különböző tárgyalási és találkozási protokollokat, képeket stb. Gyakran előfordulhat, hogy a strukturálatlan információk tanulmányozása nélkül egyszerűen nincs mód arra, hogy normálisan értékeljük azt a kontextust, amelyben egy strukturált már létezik. Az ilyen adatok tárolását, begyűjtését és utólagos feldolgozását olyan intézkedések, mint a dokumentumforgalom automatizálása vagy a vállalat információtartalmának irányítási rendszerei nyújtják.

Mi ez?

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatabiztosítja a szervezetek munkatársai közötti interakciók szervezését a benyújtott dokumentumok alapján. Ismét 1C dokumentum létrehozását írja elő az iratok, a lehetőséget a mozgó őket a szervezet és fenntartja ellenőrzése alatt a végrehajtás dokumentumok és folyamatok által leírt használja őket. Így az elektronikus dokumentumkezelés óriási előnyökkel jár a vállalat számára, és gyakorlatilag új szintre fordítja munkáját.

Minden különálló dokumentum ilyen elektronikus formábana rendszerre jellemzõ egy olyan készlet egésze, amely egyértelmûen jellemzi (gyakran szokásos ilyen kártyákat hívni). A kártya számos információt tartalmazhat, beleértve a dokumentum típusát, a megjelenés és a változások időpontját, a szerző nevét, valamint a tárolási helyet és még sok minden mást. A jövőben a dokumentumkezelő rendszer biztosítja a szükséges dokumentáció tárolását és visszakeresését az ebben a kártyán meghatározott követelményeknek megfelelően.

lehetőségek

Az elektronikus dokumentumkezelés nem csak sok előnyt biztosít a szervezetek számára, hanem sok új lehetőséget nyit meg, ami szintén fontos.

Központosított irányítás

Függetlenül attól, hogy milyen nagyegy vállalkozás, a dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy gyorsan megváltoztassa a benne levő dokumentumok formáit. Például egy alkalmazás formájának módosítása a különböző felelősségi központok számára felmerülő költségek esetén elegendő bizonyos korrekciókat végrehajtani a rendszerben már tárolt alkalmazás sablonjához. Ezt követően az ilyen alkalmazások kitöltője már nem tudja használni az elavult formanyomtatvány dokumentációját, mivel az alkalmazás befejeződik és továbbítja ezt a rendszert.

A dokumentáció életciklusának támogatása

Minden egyes dokumentumot, amelyet átadnak ésbármely vállalkozásban feldolgozva, minden bizonnyal több meghatározott szakaszon halad át. Például, ha a vállalati költségvetésről beszélünk, azt először meg kell fogalmazni, majd bizonyos időpontokban jóvá kell hagyni és végre kell hajtani. Ezután a költségvetés különböző tényleges és tervezett mutatóit alaposan megvizsgálják és elküldik az archívumba. Az 1C-ban a dokumentumforgalom szigorú ellenőrzést biztosít a dokumentáció életciklusa során, figyelembe véve a vállalati környezet alapvető követelményeit, valamint a vállalat különböző jogi normáit és ipari szabványait.

Csapatmunka

Elektronikus dokumentumkezelő rendszera dokumentumok kollektív munkájának sokkal egyszerűbb szervezését biztosítja, és olyan szakembereket is bevonhat, akik különböző irodákban vagy akár különböző városokban vannak.

A rendszer sok helyen tárolaz egyik dokumentum verziói és a közvetlen módosítás mellett lehetővé teszik az adatok megjegyzését, azaz bizonyos megjegyzéseket és megjegyzéseket adnak hozzájuk anélkül, hogy befolyásolnák az általa közölt alapvető információkat.

titoktartási

Az ilyen rendszerek fontos jellemzőjehogy ugyanabban az 1C-ban a munkafolyamat egy speciális elektronikus aláírással is aláírható, majd ezt követő titkosítással. Ennek köszönhetően, ha szükséges, nem csak megerősítheti ennek vagy az információnak a hitelességét, hanem egyedülállóan meghatározhatja a szerzőt, valamint elérheti a különböző adatok tárolásának leghatékonyabb biztonságát.

routing

Ha az elektronikus dokumentumkezelő rendszeraz egyes értékpapírok létrehozásánál részt vevő munkavállalónak feltétlenül meg kell értenie, ki áll a legjobb helyzetben ezen értékpapírok átruházására. A vállalaton belüli elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy automatikusan továbbítsa az adatokat a megfelelő személynek.

Az útválasztás ingyenes ésszűk. Free lehetőséget biztosít, hogy a dokumentum az irányt teljesen olyan címzettek megfelelő, míg a merev a legpontosabb szabályozást, de különleges esetekben az intézkedés előre telepített rendszer dokumentációjának közlekedési szabályok lehet egy kis szünetet (például, ha meg kell küldeni a dokumentum tervezetét felülvizsgálatra egy külső szakértőhöz).

Beléptetés

Számos lehetőség van a különbség megkülönböztetésérehatáskörét a különböző alkalmazottak a vállalat szempontjából dokumentáció kezelése. Tehát egy fejlett munkafolyamat lehetővé teszi a személy, hogy teljes ellenőrzése alatt az adatok korlátozza a képességét, hogy szerkeszteni vagy akár, hogy csak néző vagy jegyzetekkel fájlokat. Ez nagyban megkönnyíti a munkát a különböző adatokat, és ez nagyon fontos - ez lesz sokkal biztonságosabb.

integráció

A maximális integritás biztosítása érdekébenaz adott vállalatnál forgalomba kerülő információ, a vállalaton belüli elektronikus dokumentumkezelés biztosítja a bevált rendszer integrációját másokkal - pénzügyi, termelési, elemzési stb. Az ilyen integrációs lehetőségeknek köszönhetően a modern dokumentumkezelő rendszereket gyakran használják egyfajta kapcsolatnak a különböző típusú szoftverek között.

Minden olyan logikai dokumentum, amely logikusan kapcsolódik a következőhöz:ezt az információt általában összefüggésnek hívják. Tartalmazhatja a papír vagy az elektronikus levelezés tartalmát, faxokat, fizetési dokumentumokat, események jegyzőkönyvét, video- vagy hangfelvételeket és sok más információt. A dokumentumhoz tartozó kontraszt manuálisan vagy teljesen automatizálható a kézikönyv preferenciáitól és igényeitől függően.

Például a dokumentumkezelés automatizálásának modern rendszere a költségvetés kialakításának és későbbi változásának köszönhetően számos egyéb kontextuális információt is felhasználhat:

• minden piackutatás a piacon, beleértve nem csak a saját, hanem a külső forrásokból szerzett marketingt is;
• különböző szerződéseket az ügyfelekkel (vevők vagy szállítók);
• speciális normatív és referenciadokumentáció;
• további dokumentáció, amely tükrözi a korlátozásokat vagy feltételezéseket (például infláció, árfolyamok és egyéb adatok);
• jegyzőkönyvek jegyzőkönyveita költségvetés bármely változatát, valamint a folyamatban résztvevőktől származó mindenféle megjegyzéseket és észrevételeket (gyakran az e-mailen keresztül az összes alkalmazott között elküldik, és a költségvetési adatoktól elkülönítve tárolják).

A felhasználó, aki a költségkerettel együtt dolgozikBármelyik pillanat, ha szükséges, megnézheti a fenti dokumentumok egy részét, hiszen a munkafolyamat-automatizálás modern technológiái lehetővé teszik, hogy hosszadalmas keresés nélkül ezt megtehesse.

Milyen rendszereket használunk?

Az egyik leggyakoribb szoftvermegoldásokat, amelyek megtalálhatók az orosz cégek is lehet nevezni kombinációja Microsoft Outlook segédprogramok a Microsoft Exchange Server. Az első alkalmazás, főszabályként szinte minden számítógépen, míg a Exchange Server gyakran magától használni, mint egy teljes értékű e-mail szerver. Annak ellenére, hogy a vállalatok, amelyek már egy ideje volt a bevezetése elektronikus dokumentum birtokában, az ilyen programok csak használni, mint egy platform e-mail, miután néhány központosított beállításokat, ez a szoftver is használható, mint egy teljesen funkcionális automatizálás munkafolyamat szinte minden szervezet .

Jelenleg az orosz piac tele vantöbb tucat különböző rendszer, amelyekkel a dokumentumkezelés automatizálása automatizált, és ezt a támogatást nemcsak a nyugati, hanem a hazai fejlesztők is felajánlják. Még a Microsoft, a fenti programok mellett több eszközt kínál, például a Content Management Server vagy a SharePoint Portal Server.

A legerősebb az összes létező rendszer közöttez Documentumnak számít, de alapvetően csak nagyvállalatok használnak ilyen automatizálási folyamatot. Egyes vállalatok dokumentumforgalmát a Lotus Notes szoftvercsomag miatt automatizálták, de sokan úgynevezett "tervezői a programozóknak", mivel eléggé nehéz alapozni egy teljes körű rendszert.

Milyen különbségek vannak az orosz és a nyugati rendszerek között?

Ha a fő különbségekről beszélünkbelföldi és külföldi segédprogramok, ezek a rendelkezésre álló méretezhetőségből állnak. Például, ha a nyugati fejlesztők által használt rendszerek gyakorlatilag bármely operációs rendszerben működhetnek, akkor a hazaiakat elsősorban csak egynek fejlesztették ki, és természetesen ez gyakran Windows. A nyugati rendszerek úgy vannak konfigurálva, hogy bármilyen DBMS-t használjanak. Az orosz rendszerek ilyen korlátozása nagyban megkérdőjelezheti a többplatformos integrált megoldások építésének lehetőségét.

A funkcionalitás szempontjából a fő különbségEz azon a tényen alapul, hogy a Nyugat dokumentoproizvodstva automatizálás és munkafolyamat végrehajtása több program, hogy lehet kiadni egy egységes márkanév alatt, de a cél a különböző célokra. Például a Documentum kínál számos egyedi termékek, amelyeket a teljes automatizálás és integráció ERP-rendszer támogatja a tervezési és mérnöki dokumentumkezelés, stb Döntő többsége kifejlesztett szoftver Oroszország, amelynek célja megoldani egy adott problémát.

Érdemes megjegyezni, hogy az alapvető különbségmindkét fél megközelítésében a munkafolyamat-automatizációs rendszerhez tartozik. Western rendszerek célja, hogy teljes automatizálási és nyomon követést támogató segítségével a különböző üzleti folyamatok a szervezeten belül, míg a túlnyomó többsége a hazai programok automatizálni bizonyos funkciók csak.

A nyugati rendszerek költsége megközelítőleg400 és 1000 dollár között minden munkahelyen, nem tartalmazza a megvalósítás költségeit, a programokat és a felszereléseket, amelyek szükségesek a normál elektronikus munkafolyamat biztosításához. Maga a megvalósítás gyakran az engedélyek szokásos költségeinek kb. Felét teszi ki, mivel gyakrabban a munkafolyamat automatizálási programjait különböző részvényekkel hajtják végre, de bizonyos esetekben az ár nagyságrendje nagyobb. Az egyik legnehezebb a pénzügyi dokumentáció automatizálásának projektje, hiszen az ilyen projektek esetében a bevezetési ár kb. 2-3-szor magasabb, mint az engedélyek költsége.

A belföldi programokat áron adják el200-600 dollár minden egyes munkahelyen, ráadásul figyelembe veszik a további programok és különféle felszerelések költségeit. Végül az összehasonlító költségek kiszámítása ugyanúgy történik, mint a nyugati rendszereknél.

Jellemzők

Az esetek többségében, mintAz automatizálás kiemelt területei a dokumentumok harmonizálásával kapcsolatos folyamatok, például a kezdeti összeállítás folyamatai és a költségvetés további végrehajtása. Számos csapat azonban most használja az iroda automatizálását és a dokumentumkezelést, vagyis a kimenő és a bejövő dokumentáció regisztrálási eljárásait.

Bevezetés az elektronikus rendszerhez nincsalapvető különbségek a bevezetése más automatizált rendszerek, így csak akkor kell összpontosítani sajátosságai ebben a projektben.

Vállalati tárhely létrehozása

Dokumentumkezelő rendszer bevezetése 2007 - benMindenesetre biztosít egyfajta vállalati adattár létrehozását, amelyben az összes dokumentációt tárolják. Az ilyen raktár logikai felépítése, a biztonsági politika fejlesztése és végrehajtása, valamint a dokumentumok tárolásának hierarchiája megköveteli a legteljesebb alaposságot, és a projekt végrehajtásának korai szakaszában kell végrehajtani.

Figyelembe kell venni, hogy a tárolási funkciókibontakozhat a tervezés elején, így a kezdeti szakaszban az aktuális tárhelyeket tartalmazó dokumentumokat egyetlen vállalati tárhelyre áthelyezheti. Ennek köszönhetően a felhasználók megismerhetik a rendszer alapvető funkcióit, párhuzamosan pedig megtanulják és használhatják. Az alkalmazottak alkalmazkodásának felgyorsítása a megvalósított rendszerekhez szolgáltatási funkciók révén történhet, például a dokumentációban bekövetkezett változások bejelentése, új dokumentumok megjelenése stb.

Így a munkafolyamat automatizálása minden olyan modern vállalkozás számára szükséges, amely elkötelezett a munkájának fejlesztése és javítása érdekében.