Milyen hivatalos dokumentum? Fogalom és típusok

A dokumentumok régen léteznek. Az írással együtt megjelentek. A dokumentumok legfontosabb funkciói az információ rögzítése és továbbadása, az információk rögzítése és megőrzése. E feladatok végrehajtásakor különféle, beleértve a hivatalos dokumentumokat is használják. A társadalmi élet azon területei, amelyekben használják őket, igen változatosak.

besorolás

Mint fentebb említettük, különböző életköröket használnak, többek között hivatalos dokumentumokat. mi még van adathordozó? A papírok lehetnek személyesek. Ilyen dokumentumok a hivatalos tevékenységeken kívül vagy közfeladatot ellátó feladatokon alapulnak. Ezek közé tartozik a levelezés, naplók, emlékirat.

Hivatalos dokumentum

RF - egy különleges állami struktúrájú ország. Területén jogszabályok, hatalmi ágak, állami szervek vannak. Ennek alapja az utóbbi tevékenységének hatósági előírások. Ezek a törvények meghatározzák az intézmények működésének rendjét, hatáskörüket, kötelességeiket, jogaikat, a tisztviselők felelősségét. A teremtés munkaigényes és időigényes munkát. Hivatalos dokumentumok törvények, szabványok, szabályok, megrendelések, megrendelések és így tovább. Legtöbbjük vezetői.

A papírok típusai

Az információ rögzítésének módjától függően a következők különböztethetők meg:

1. Egy szöveges dokumentum. Ez egy olyan aktus, amelyben szóbeli információk vannak. Minden hangfelvevő rendszer vagy bármilyen levél rögzíti.
2. elektronikus hivatalos dokumentum. Ez így van a számítógép által létrehozott és olvasott aktus.
3. írógéppel írott hivatalos dokumentum. Ez így van olyan cselekmény, amelynek létrehozása technikai eszközökkel történik.
4. kézírásos hivatalos dokumentum. Ez így van olyan papírt, amelyben a jeleket kézzel alkalmazzák.

A jogi aktusok e kategóriáit a vállalkozások, a hatóságok tevékenységében használják. Az irodai szolgáltatások feldolgozzák és tárolják a dokumentumokat.

Kezelési iratok

Attól függően, hogy a vállalkozás vagy hatóság közigazgatási berendezéséhez való hozzáállást követi-e, a következő dokumentumokat különböztetik meg:

1. Bejövő.
2. Belső.
3. Kimenő.

A jogi aktusok szintén különböznek a hozzáférési korlátozás szintjén. E tulajdonság szerint a dokumentumok a következők:

1. Titok. Külön bélyegzõvel vannak ellátva. Az ilyen dokumentumok kezeléséhez különleges engedélyre van szüksége.
2. Egyszerű.
3. Szervizfelhasználás. Ezeket a cselekményeket a megfelelő bélyegzővel is ellátják. Ezt a hatóság vagy vállalat alkalmazottai használják.

A hitelességi fokozat

Ennek alapján a dokumentumok a következőkre oszthatók:

1. Az eredetiek.
2. Ismétli.
3. Példányban.

Az aktus eredeti - az első vagy az egyetlenmásolat jogerővel. Az eredeti dokumentumot a hivatalos hivatalos kézírásos aláírása igazolja, jóváhagyja, bélyegzik és regisztrációs indexe van. Az eredetiben hibátlanul léteznek olyan információk, amelyek igazolják az eredetiséget. Például lehet információ a teremtés helyéről és idejéről. Másolat - az eredeti ismétlődő példánya. Ez a dokumentum jogilag kötelező érvényű. Az eredeti veszteség esetén kerül kiadásra. A másolat olyan aktus, amelyben az eredeti információ teljes mértékben reprodukálható, külső jellemzői. Azonban nincs jogi ereje. A másolat külön részletek lehet, amelyek igazolják, hogy megfelelnek az eredeti dokumentumnak. Ebben az esetben jogi erővel bír.

Tárolási és átviteli mód

Minden hivatalos dokumentum esetébenállítsa be idejét az archívumban. A cselekmények lehetnek állandó, átmeneti (akár 10 év) vagy hosszú távú (több mint 10 éves) tárolás. A kifejezést a Federal Archive határozza meg, és rögzíti a dokumentumok listáján. Az átviteli módtól függően:

1. Letters.
2. Telefonos üzenetek.
3. Táviratok.
4. Faksogrammy.
5. Telexes.
6. Elektronikus kommunikáció.

tartalom

Minden egyes hivatalos dokumentumot speciális célokra használnak. A vezetés a tartalomtól függően:

1. Szervezeti és adminisztratív. Ezek közé tartoznak különösen az alapszabályok, rendeletek, rendelések, döntések, utasítások, szabályok, személyzet stb.
2. Hivatkozás és tájékoztatás. Ez a kategória magában foglalja a táviratokat, leveleket, magyarázó, hivatalos, feljegyzéseket, aktusokat, referenciákat és így tovább.
3. Papír a személyzeten. Ezek közé tartoznak a személyes fájlok, megrendelések, foglalkoztatási nyilvántartások, nyilatkozatok, szerződések, folytatások, kérdőívek, specifikációk stb.

struktúra

Két összetevő alkotja a tisztviselőtdokumentumot. Ez egy információs és jogi elem. A 70-es évek elején. az archívumban új koncepciót vezettek be. Ők lettek a "dokumentuminformációk" kifejezés. Ez alatt érthetővé kell tenni a nyilvánosság tájékoztatását, vagy az emberi gondolkodásmódok és a különféle adatok típusainak szintjén kell feldolgozni, és kézzelfogható, feldolgozásra és tárolásra alkalmas adathordozón kell rögzíteni. A dokumentum meglévő meghatározásainak elemzése során kiemelik az értelmezés számos megközelítését. Ő:

1. Anyag tárgy.
2. Információs szolgáltató.
3. Dokumentált információk.

kinevezés

A gyakorlatban használt dokumentumdefiníciókhangsúlyozzák információs lényegét. A cselekmény, amely információt szolgáltat, így biztosítja azok megőrzését és felhalmozódását. Ugyanakkor a dokumentum feltételezi az információ további átadását más személyek számára, ismételt felhasználását. Adathordozóként működik, minden vállalat, szervezet, vállalkozás belső szervezetének szerves eleme. Az információkat a közigazgatási döntések meghozatala során használják, amelyek a végrehajtásuk bizonyítékaként szolgálnak, és az információ generalizálásának forrása. Ezenkívül a dokumentum referenciaként és keresési tevékenységként szolgáló anyagként szolgál. A menedzsment részeként a munka és az eredmény tárgya, mivel a döntést rögzítik és rögzítik a törvényben.

kellékei

Ezek mindegyik dokumentumban kötelező elemek. Ezek különösen a következők:

1. A név.
2. Szöveg.
3. Date.
4. Az állásfoglalás.
5. Grif jóváhagyása / jóváhagyása.
6. Címzett és így tovább.

A különböző cselekményeknek más értéke van.részleteket. Számukat a dokumentum létrehozásának, a tartalomra, a célra és egyéb tényezőkre vonatkozó követelmények határozzák meg. Sok dokumentumban a részletek száma szigorúan korlátozott. Ha a kötelező elemek közül bármelyik hiányzik, vagy helytelenül szerepel a törvényben, akkor érvénytelenné válhat.