A dokumentumok osztályozása: alapvető kritériumok

Hogy könnyen megértsék számosdokumentumok kidolgozták a kidolgozásukra és tervezésükre vonatkozó különös szabályokat, különböző besorolást, valamint a megfelelő formákat és módszereket a velük történő munkavégzéshez.

Meg kell jegyezni, hogy a dokumentumok besorolásarendkívül fontos, mert segít kiemelni sajátosságait, és lehetővé teszi számukra a legésszerűbb használatát. Ez az egyik legrégebbi és befejezetlen probléma, amelynek fejlesztése csak az 1960-as évek végén kezdődött. A dokumentációnak az egyéni csoportokhoz való eljuttatásával kapcsolatos legtöbb megközelítés korábban már csak a tevékenységi területre vagy egy bizonyos tudományra vonatkozott. És csak a közelmúltban az információk és az anyagösszetevők alapján készült dokumentumok sokrétű osztályozása volt.

Az összes dokumentumot a következő kritériumok szerint lehet felosztani:

1. A térbeli és időbeli működésük körülményei. Figyelembe vesszük a kiadvány (periodikus és nem periodikus), az megjelenés időpontját (eredeti, eredeti, másolatok, másolatok), a kiállítás helyét (regionális, nemzeti vagy külföldi);

2. Információs komponens.

• fordítson figyelmet a tájékoztatás tartalmára és szintjére (elsődleges és másodlagos dokumentáció);

• a dokumentumok osztályozása magában foglalja a rögzített információk méretét (formátumát) és az oldalak (térfogat) számát;

• az információk elválaszthatatlansága szerint (a dokumentumok egy személy által olvashatóak vagy speciális technikai felszerelést igényelnek);

• ez a dokumentumok osztályozása magában foglalja az ikonikus eszközök jellegét is, amelyekkel az információkat rögzítik (szöveges és nem szöveges formák);

• az adatok rögzítésének módszerével megkülönbözteti a kézzel írt, nyomtatott, mechanikus, mágneses, fényképészeti, optikai, lézeres és elektronikus dokumentumokat.

3. Anyagösszetevő, amely magában foglal bizonyos kritériumokat (például az információ hordozóanyagot, valamint annak alakját és kialakítását).

Érdemes megjegyezni, hogy az egyes csoportok dokumentációjának tartalmi és formai megoszlása ​​lehetővé teszi, hogy hatékonyabban szervezzen vele munkát.

Meg kell említeni, hogy eddiga számviteli dokumentumok megfelelő besorolása is van, amely figyelembe veszi azok tartalmát, helyét és sorrendjét, a célt, valamint a használati módot.

A számviteli dokumentumok ezen besorolása a következő típusú felosztást tartalmazza:

• a céltól függően - adminisztratív és végrehajtó, számviteli formaságok vagy kombinált;

• a fordítás sorrendjében - elsődleges és összefoglaló;

• belső és külső dokumentumok;

• használat útján - eldobható és felhalmozódó;

• a tartalomtól függően - pénzügy, település és anyag.

Azt kell mondanom, hogy ez a besorolás magában foglaljasok kritérium, és rendkívül széles, ezért minden egyes dokumentum különböző csoportokra vonatkozik, egyidejűleg azonban bizonyos jellemzőkkel jellemezhető és csak az adott területen használható.